8 проверенных правил тайм-менеджмента

Иногда я думаю, что бы произошло с типичными жителями XVIII века, пусть даже образованными и социально активными, окажись они в условиях информационного безумия века XXI. Тот объём информации, который ежедневно обрушивается на наши несчастные мозги, наши предки могли накапливать всю жизнь.

Даже если информация не очень для нас значима (допустим, мы слышим по радио в магазине новость о том, что Максим Галкин купил новый замок, а шампанское сегодня можно купить со скидкой), мозг всё равно должен как-то этой информацией распорядиться: обработать, усвоить, проанализировать. А вдруг говорят о чём-то, что в дальнейшем может спасти от голода или войны?

Современная жизнь ставит перед нами многочисленные вызовы. За многими из них стоят реальные возможности. И это — обратная сторона информационного хаоса. Вокруг нас витает столько идей, что Остап Бендер бы озолотился моментально, а мать Тереза могла прославиться без поездок в Калькутту. Моментально разносятся не только новости, но и проповеди, просьбы о помощи. Вместе с тем упростились и способы моментально отреагировать на чужие беду или радость.

Постоянно находясь в океане разной информации, главной задачей наших современников становится умение в этом всём не захлебнуться, при этом продолжая существовать и удовлетворять свои естественные физические и духовные потребности. И справится с ними не тот, кто много знает, а тот, кто научится структурировать потоки информации и правильно реагировать на задачи повседневности. Ведь приготовить суп или отчёт на работе — это тоже в чём-то вызов, учитывая тот факт, что  нас есть огромный выбор того, как, из чего и какими методами получать результаты в виде тех же супов и отчётностей.

Я предлагаю вам 8 правил, которые я в своё время сформулировала сама для себя и которые помогают мне не утонуть в этом океане обязанностей и возможностей. Кроме того, эти пункты были неоднократно проверены на моих клиентах, которые сталкивались так или иначе с несовпадением желаний и возможностей и были вынуждены искать золотую середину. Не обещаю никаких пошаговых инструкций, шаблонов, рамок и понуждений, только причины, которые действительно влияют на нашу трудоспособность в рамках перенасыщенного информацией мира.

Правило №1. Для того, чтобы правильно работать, надо правильно отдыхать!
Только здоровый и отдохнувший организм способен к плодотворной работе и сотрудничеству с собственной головой.

Обязательно выделяйте себе время на то, чтобы расслабиться и послушать своё тело. Сядьте поудобнее, закройте глаза, прислушайтесь к своему дыханию. Мысленно следите за тем, как воздух проникает из носа в лёгкие, как кровь разносит кислород по всему организму…

Посмотрите в окно, понаблюдайте за тем, как летит птица. Посмотрите на цветок или дерево. Представьте, как по нему бегут соки, как дерево живёт и дышит, как и в нём действует жизнь.

Дело в том, что наш мозг может одновременно удерживать только одну мысль. Сконцентрировавшись на собственном дыхании или на том, как снежинки кружатся на ветру, вы не сможете одновременно думать о презентации на работе.
Обязательно проделывайте такие упражнения регулярно, чтобы научиться не думать о делах насущных, а просто расслабляться.

Для того, чтобы стать результативными, мы должны соблюдать режим труда и отдыха. Наилучшим режимом из всех мною изученных является формула, данная в первой книге Бытия, в которой рассказывается о сотворении мира.

На каждые 6 частей рабочего времени приходится 1 часть полного и умиротворяющего отдыха. То есть:

— 6 дней в неделю работайте, и хотя бы 1 день постарайтесь себя максимально разгрузить. Понимаю, что с детьми или хозяйством это сделать не так просто, но варианты всегда найдутся, если очень захотеть.

— каждый день проводите активно 12 часов и отдыхайте 2 часа. Конечно, не каждый сможет работать 12 или даже 6 часов к ряду. Но этого и не требуется. Выбирая какое-то дело, делайте его, пока оно не будет сделано (или не начнёт вызывать тошнотворный рефлекс), но не менее 30 минут не отвлекаясь ни на что. И после промежутка работы обязательно наградите себя промежутком отдыха. Мы получаем 14 часов активного времяпрепровождения в день. Остальные 10 часов надо тратить на обеспечение жизнедеятельности организма: сон, еду, туалет, водные процедуры и т.п.

Варианты чередования работы и отдыха такие:

• 12 часов работать, 2 часа отдыхать;
• 6 часов работать, 1 час отдыхать;
• 3 часа работать, 30 минут отдыхать;
• 1,5 часа работать, 15 минут отдыхать;
• 1 час работать, 10 минут отдыхать;
• 30 минут работать, 5 минут отдыхать.

Прелесть этого метода в том, что вы можете разбивать день на удобные для вас блоки и выбирать, хотите ли вы съесть этого слона целиком и за один раз или вам проще есть его по кусочкам.

Правило №2. Больше успевает тот, кто действует в своём природном темпе!
Попытки заставить себя быстрее дышать, быстрее переваривать пищу или быстрее ходить повергают организм в тревогу. Мозг начинает переживать, ведь по его мнению происходят какие-то очень страшные вещи, вроде войны или пожара. С его точки зрения человек не будет расходовать свои силы на ерунду. Поэтому всякий раз, когда мы изменяем темп в большую сторону, организм начинает думать, что пришла война.

Если же мы, наоборот, пытаемся быть медленнее, чем обычно, то мозг решает, что мы попали в плен и нас насильно ограничивают. И в том, и в другом случае организм начинает жить в режиме повышенной тревожности и опасности, быстрее стареет и сложнее восстанавливается.

Помните задачки по математике за 5 класс, где бассейн наполнялся водой из трубы определённого диаметра за определённое количество времени? Так вот, диаметр трубы (как и наш с вами темп) – это данность. Если мы будем в трубу подавать меньше воды, чем она может обработать, то она со временем заржавеет. Если подавать больше – то она просто моментально лопнет.

Правило №3. С точки зрения планирования времени основная характеристика личности – это принадлежность к рациональному или иррациональному типу.
У рационалов и иррационалов совершенно разные подходы к жизни, разные сильные и слабые стороны, разные характеры и разные представления о своём месте в мире. Поэтому планируем мы тоже по-разному.

Если вы – рационал, то вам необходимо продумывать  жёсткий (статический) график на весь день, на неделю и на месяц и придерживаться выбранной стратегии. Это поможет вам быть уверенным в собственных целях и увеличить осознанность и личную ответственность! Понимая свои задачи, готовясь перейти от одного дела к другому, ваш мозг будет реагировать на жизнь спокойно, без перекосов, потому что структура и предсказуемость его поддерживают и вдохновляют. После каждого дела обязательно планируйте отдых! Обязательно, чтобы после каждого блока дела шёл блок отдыха, и время его было в соотношении 6:1.

Если вы – иррационал, то вам необходимо продумать только список дел, которые необходимо сделать на следующей неделе, и оформить их несколько иначе. Для того, чтобы добиться успеха, вы должны видеть перед собой выбор альтернатив и учиться выбирать, отпустив слово «надо» в открытый космос. Любые понуждения и железная структура вызывают у иррационалов протест и заживо закапывают мотивацию. В планировщик заносите только дела с фиксированным временем (например, поход к врачу или начало рабочего дня), остальные дела просто держите под рукой в написанном виде. Помните, что отдых – это тоже дело, которое требует спонтанности. Не прерывайте себя, если у вас вдохновение, но обязательно старайтесь после выполнения дела отдыхать!

Правило №4. Любое действие должно быть выношено и рождено, как ребёнок, точно в срок. Нет смысла заставлять себя делать то, что ещё не развилось в жизнеспособного младенца!
Прежде чем приступить к какому-то проекту, дайте ему вызреть. Обязательно имейте список дел в написанном виде и спрашивайте у себя честно и без вранья, насколько вы уверены в том, что данный проект вам нужен. Действительно ли этого хотите вы, или ваши близкие внушили вам мысль, что все нормальные люди делают это (учатся в вузе, водят машину, живут в городе, мечтают о карьере, мечтают выйти замуж, любят пироженки)…

Учитесь различать вашу истинную потребность и требования окружающих. Помогите себе жить собственной жизнью, отслеживая путь, который в нашей голове проходит любое намерение, трансформируясь из импульса в действие. За любым поступком стоит что-то, что заставляет нас поступать так или иначе, что формирует нашу мотивацию.

Внутреннее сопротивление далеко не всегда говорит нам о том, что мы делаем что-то неправильное или нежелательное, иногда мы просто не готовы к каким-то решениям или поступкам. Конечно, речь идёт не о мытье полов или выполнении ежедневных рутинных дел, но планирование ремонта, отдыха, смены работы должно пройти определённые этапы в голове, после чего появляется энергия на их реализацию.

Правило №5. Успешным может стать лишь тот человек, который принимает свои решения осознанно.
Что значит «осознанно»? Значит, он как минимум понимает, откуда растут ноги у его нежелания делать. Как минимум, он понимает, что его силы в данный момент уходят не на реальное дело, а на борьбу с ветряными мельницами и собственным сопротивлением делать вещи, противные его внутренним установкам и целям.

Продвинутый пользователь своей жизни уже умеет читать сигналы подсознания и прорабатывать их.
Помните, что осознанность помогает нам видеть наши истинные проблемы и реагировать на них, и это ваш выбор – решать их или не решать. Выбирать страх или выбирать действие.

Я часто встречаюсь с женщинами, которые хотят сбросить лишний вес и горят этим желанием, что видно даже невооружённым глазом.  Но при работе над этой проблемой оказывается, что у этих женщин есть и другие убеждения о собственной внешности, для которых быть толстой — это лучший выход в сложившейся ситуации. То же самое касается и каждодневных рутинных дел, работы, домашнего хозяйства, привычек.

Умение видеть все действующие на нас силы, все установки, все мешающие жить убеждения и брать на себя ответственность за перемены — вот что я называю осознанностью.

Правило №6. Наши страхи мешают нам действовать, но мы можем с ним договориться!    
Часто бывает, что мы придумали для себя очень хорошие цели, распланировали отличные вдохновляющие дела, назначили себе реальные сроки, но при этом какие-то внутренние силы внутри вопиют и мешают нам набраться храбрости и приступить к выполнению желаемого.

В конечном итоге, существует ровно 4 основополагающих страха: смерть, одиночество, свобода выбора и необходимость самому искать свой смысл жизни. Блокируя мысли о них, мы пытаемся сами себя загнать в пелёнки, дабы не сталкиваться со страшной действительностью.. А младенцы, сами понимаете, ничего особенного делать и не могут.

Бывает, что тревога и физическое отвращение, мышечные зажимы и неясные переживания мешают нам приступить к вожделенному делу, которое ну очень важно. Если есть возможность отвлечься от дел и переключиться на себя, послушать, что же нам хочет сказать подсознание, мы сможем подружиться со страхами. Больше всего негатива вызывает «страх ничто», то есть страх без причины. Как только мы переведём «страх ничто» в «страх нечто», мы сможем подобрать удачную таблетку от этого страха. Если мы хотя бы назовём свой страх по имени, то уже становится спокойнее.

Наши страхи – это признак работающего мозга. А раз так, то мы всегда сможем вывести на чистую воду свои самые потаённые переживания и наконец-то пережить их. Предупреждён – значит вооружён.

Часто бывает, что мы боимся совершенно иррационально, и научившись беседовать со своими страхами и относиться к ним критически, мы добьёмся многого!

Правило №7. Действует только та цель, которая соответствует нашим истинным желаниям и умеет выйти из-под контроля наших страхов.
Самым важным страхом с точки зрения тайм-менеджмента является вопрос смысла (или его отсутствия) в нашей жизни. Именно смысл жизни определяет дальнейшие цели, стратегии, мотивы и поступки.

Для того, чтобы двигаться дальше, надо понимать, зачем нам туда идти. У каждого из нас свои собственные представления о красоте, удобстве и смысле, поэтому очень важно из множества возможностей научиться выбирать свои.
А чтобы цель работала, необходимо соблюсти два простых условия:
•    Цель должна соответствовать нашим внутренним, истинным потребностям, убеждениям, представлениям о мире и образу жизни;
•    Цель не должна вступать в противоречие с другими целями и решениями.

Правло №8. Цели бывают разные, но в конечном итоге все они подчиняются единой вселенской цели нашего бытия.
Ну и, пожалуй, самое важное правило – это понимание того, ради чего мы придумываем дела, расписываем время, тратим силы на жизнь, отдыхаем, любим, заботимся, отстаиваем свои права…

Вселенская цель – это самая главная цель нашей жизни. Именно она определяет вектор нашего движения (или лежания на диване). Именно с неё надо начинать, чтобы ставить перед собой работающие цели. Если вдруг окажется, что цель не является именно тем, что ведёт нас к счастью (например, мы впитали какую-то родительскую цель, но она противоречит нашим внутренним убеждениям о мире), то на изменение цели уйдёт достаточно много времени, и проводить её лучше со специалистом. При этом безысходности здесь нет и не будет. Даже если вам от родителей достались не очень хорошие для вас убеждения, вы не обязаны им подчиняться, всё можно исправить.

Например, цель личного спасения является примером такой цели.Но чаще под личным спасением мы подразумеваем немного не то, что может действительно привести в рай. Нам может казаться, что в рай берут только умученных жизнью хороших девочек, которые никогда не говорят слово «не хочу», едят каждый день одну и ту же кашу, регулярно моют полы и читают какие-то непонятные буквы из книжки под названием «молитвослов».

Прорисовывая детально, что надо делать для того, чтобы спастись, мы поймём свои стратегические цели и то, что в конечном итоге движет нашими поступками.

Стратегические цели – это такие глобальные проекты, разбивающие нашу жизнь на достаточно длинные промежутки времени. Стратегические цели чаще всего измеряются годами, поэтому пересмотр их может привести к огорчению и тревоге. Например, на 4 курсе института понять, что была выбрана не та специальность… Мы часто даже думать боимся о том, чтобы оценить эту цель на экологичность, не то что работать с ней. Но я рекомендую раз в год (в день рождения или в новый год, например) внимательно просматривать свои стратегические цели и определять, туда ли мы идём. Если туда – то продумывать стратегию на ближайших год. Если же вдруг окажется, что цель ложная, то менять её на более гармоничную.

Стратегическими могут быть такие цели: выйти замуж, родить детей, получить профессию.

Тактические цели – это описание процесса внутри стратегической цели, то есть каким образом мы будем работать на работе свой мечты? Допустим, тактическая цель: поиск работы, получение нового сертификата, свадьба как факт перехода в новое состояние жены.

Пересмотр этих целей не очень прост, потому что чаще всего именно их выполнение является для нас самих показателем собственной значимости, но я рекомендую всё же раз в месяц проводить инвентаризацию тактических целей. Действительно ли нам нужны этот сертификат, эта работа или свадьба с этим мужчиной?

Операционные цели – это наши ежедневные рутины, наши каждодневные дела, наши слоны и лягушки, без регулярного выполнения которых мы не сможем сдвинуться с места. Именно их мы записываем в свои ежедневники и именно на них расходуем силы. Эти цели мы пересматриваем в день по несколько раз, мы можем их варьировать как хотим и не испытывать почти никакого дискомфорта. Именно поэтому важно держать перед собой список целей, чтобы не уйти в совершенно ненужную сторону и случайно обнаружить себя в месте, которое слишком уж противоречит нашим глобальным целям и стремлениям.

Планировать цели лучше всего сверху вниз, начиная от вселенской и заканчивая операционными. Если хотите, вы можете оставить свои комментарии с практическими вопросами о планировании, я постараюсь ответить на все из них.